来源 | 每天学点知识专栏

在采购工作中，催货是一项极具挑战性却又至关重要的任务。一个厉害的采购，不仅能在前期精准地选择供应商、把控成本，更能在后续的催货环节中展现出高超的技巧与智慧，确保货物按时、按质、按量交付，保障企业生产的顺利进行。

一、前期铺垫：筑牢催货基础

（一）建立稳固的关系
在与供应商合作之初，厉害的采购人员就注重关系的构建。他们深知良好的关系是高效催货的前提。通过定期的沟通、积极的反馈以及在合作中展现出的诚意与专业，与供应商建立起互信互惠的关系。这种关系并非单纯的买卖关系，而是基于长期合作、共同发展的伙伴关系。例如，在供应商遇到困难时，采购人员会积极协助，提供一些合理的建议或者帮助协调企业内部资源，让供应商感受到合作的价值与诚意，从而在后续的催货过程中，供应商更愿意积极配合。

（二）明确合同条款
合同是催货的有力依据。厉害的采购人员在签订合同时，会精心设计与催货相关的条款。除了明确交货时间、质量标准等常规条款外，还会详细规定延迟交货的处罚措施、沟通机制以及特殊情况的处理方式。例如，规定每延迟一天交货，供应商需支付合同金额一定比例的违约金，或者在交货日期临近时，双方需进行定期的进度沟通会议。这些条款不仅为催货提供了明确的法律保障，也让供应商清楚地知道延迟交货的后果，从而增强其按时交货的意识。

二、精准催货：策略与技巧并用
（一）灵活运用沟通方式
催货过程中，沟通方式的选择极为关键。厉害的采购人员会根据不同的情况和供应商的特点，灵活运用多种沟通方式。对于紧急的催货需求，电话沟通是首选。他们会在电话中语气坚定但礼貌地表达催货的紧迫性，同时询问供应商当前的生产进度、遇到的问题以及预计的解决时间。例如，“您好，我是[公司名称]的采购人员[姓名]，我们这边的生产进度非常紧张，急需您那边的货物。麻烦您告知一下目前的生产进度，看看能否提前发货？”在电话沟通中，他们善于倾听供应商的反馈，及时记录关键信息，并给予适当的回应。

对于一些较为复杂或者需要详细说明的情况，邮件沟通则更为合适。通过邮件，采购人员可以清晰地列出催货的原因、合同条款依据、期望的交货时间以及可能带来的影响等信息。同时，邮件也便于供应商查阅和回复，为双方的沟通留下书面记录。例如，邮件内容可以这样写：“尊敬的[供应商名称]，您好！根据我们签订的合同，贵公司应于[具体日期]交付[货物名称]。目前，我司的生产计划因货物延迟交付受到了较大影响。根据合同条款，延迟交货将产生违约金。希望您能尽快安排发货，并将具体的发货时间告知我们。期待您的回复。”


（二）把握催货时机
催货时机的把握需要采购人员对整个供应链的流程有清晰的了解。厉害的采购人员会根据货物的生产周期、运输时间以及企业自身的生产安排，合理安排催货的时间节点。例如，在货物生产的关键阶段，如原材料采购完成、零部件加工开始等节点，提前进行催货提醒，确保供应商的生产进度符合预期。同时，他们也会关注供应商的生产计划和排期，避免在供应商的生产高峰期过度催货，以免引起供应商的反感。

此外，临近交货日期时，催货的频率会适当增加。但增加的频率也要适度，避免过于频繁的催货让供应商产生抵触情绪。一般情况下，在交货日期前一周进行一次催货提醒，交货日期前三天再次确认交货时间，这样既能保证催货的效果，又能让供应商有足够的时间处理可能出现的问题。

（三）以理服人，以情动人
在催货时，厉害的采购人员善于运用理性和情感相结合的方式。从理性角度，他们会详细地向供应商说明延迟交货对企业生产、销售以及客户满意度等方面带来的负面影响，用数据和事实说话。例如，“由于贵公司延迟交货，我司的生产线已经停工两天，每天的停工损失高达[具体金额]，同时，我们与客户的订单也面临违约风险，可能需要支付违约金[具体金额]。”让供应商清楚地认识到延迟交货的严重后果。

从情感角度，他们则会表达对企业合作的重视以及对供应商的理解。例如，“我们一直非常看重与贵公司的合作，也理解在生产过程中可能会遇到一些不可预见的问题。但目前我们这边的情况确实非常紧急，希望您能理解我们的处境，尽最大努力加快生产进度。”通过这种以理服人、以情动人的沟通方式，更容易获得供应商的认同与配合。

三、应急处理：应对突发状况

（一）快速响应，积极协调
即使前期工作再周全，也可能会遇到突发状况导致货物延迟交付。厉害的采购人员在面对这种情况时，能够迅速做出反应。他们会第一时间与供应商沟通，了解突发状况的具体情况，如原材料短缺、生产设备故障、运输途中遇到不可抗力等。然后，根据不同的情况，积极协调各方资源，寻找解决方案。例如，如果是因为原材料短缺，采购人员可以协助供应商寻找替代原材料或者协调企业内部资源，优先满足供应商的原材料需求；如果是运输问题，采购人员可以联系其他可靠的运输公司，或者与供应商共同商讨调整运输路线等方案。


（二）及时反馈，安抚内部
在催货过程中，不仅需要与供应商沟通协调，还需要及时向企业内部相关部门反馈情况。厉害的采购人员会将货物延迟交付的原因、当前的解决进展以及预计的交货时间等信息，及时告知生产、销售、财务等部门。同时，他们也会安抚内部人员的情绪，避免因货物延迟交付引发内部的混乱和不满。例如，在向生产部门反馈时，可以说：“目前供应商那边遇到了一些问题，导致货物延迟交付。我们正在积极协调解决，预计[具体时间]能够到货。在这期间，我们会尽量调整生产计划，减少对生产的影响。希望大家能够理解并配合。”


四、总结与反馈：持续优化催货流程


（一）总结经验教训
每次催货结束后，厉害的采购人员都会进行认真的总结。他们会回顾整个催货过程，分析哪些环节做得好，哪些地方还存在不足。例如，总结在沟通方式的选择上是否恰当，在催货时机的把握上是否准确，在应对突发状况时的解决方案是否有效等。通过总结经验教训，不断优化催货流程，提高催货的效率和效果。


（二）与供应商反馈沟通
同时，他们还会与供应商进行反馈沟通。向供应商表达对其在催货过程中配合的感谢，同时也指出在合作过程中存在的问题和不足之处，并提出改进的建议。例如，“感谢贵公司在上次催货过程中给予的积极配合，让我们顺利解决了问题。不过，我们发现在生产进度的反馈方面，信息的及时性和准确性还有待提高。希望在后续合作中，我们能够进一步加强沟通，确保生产进度信息的准确传达。”

厉害的采购人员深知催货不仅仅是一项任务，更是一门艺术。他们通过前期的精心铺垫、催货过程中的策略运用以及后期的总结反馈，将催货工作做到极致。在他们的努力下，货物能够按时交付，企业的生产运营得以顺畅进行，同时也维护了与供应商的良好合作关系，为企业的长期发展奠定了坚实的基础。